La Implementación De Sistemas Integrales Para La Administración De Instituciones Educativas Minimiza Las Posibilidades De Error De Comunicación

La utilización de software para ejecutar las actividades administrativas escolares es actualmente uno de los mayores retos gerenciales de las instituciones. La cuestión actualmente no es si usar software o no, si no qué software usar. Desde una perspectiva tradicional, el uso de software se ha visto en las escuelas como un grupo de actividades aisladas, muchas veces Esta forma de abordar la administración se conoce como “administración fragmentada”. En el caso del software, la administración fragmentada es más común todavía. No es difícil encontrar un promedio de 7 tipos diferentes de software utilizados en esta tarea. Los más utilizados son los de contabilidad, ya que esta actividad transversal afecta a la mayoría de las demás. En segundo lugar, el tipo de software más utilizado son las hojas de cálculo. Éstas son utilizadas ampliamente por el personal de la institución, con el claro peligro de la discrecionalidad. Cada persona crea columnas y renglones según su propia percepción para el almacenamiento de datos que conciernen a toda la escuela. El uso de hojas de cálculo también es un síntoma que evidencia una administración fragmentada. ¿Sus listas de alumnos, calificaciones o asistencia son hechas originalmente en Excel? Si la respuesta es afirmativa, su administración está claramente fragmentada. Consejos para la implementación de un software integral Quizás a este punto usted ya se ha convencido de que es necesario implementar un software para la administración de su institución educativa. Si es así, los siguientes criterios le ayudarán a elegir el programa adecuado para usted: Escalabilidad: La inversión en un software puede ser considerable, por lo cual es necesario optar por un sistema que pueda ir creciendo e integrando módulos o capacidades adicionales sin comenzar de cero. Si por ejemplo, su colegio crece e implementa un servicio de transporte, ¿podrían integrarlo en el software? Piense en todas las actividades en que su institución pueda llegar a crecer. Interface gráfica: La mayoría de las personas que utilizan los sistemas de administración escolar tienen conocimientos a nivel usuario de computación. Por ello es necesario elegir un sistema “amigable con el usuario” que tenga comandos de uso gráficos. Esto reducirá la curva de aprendizaje en el nuevo sistema. Arquitectura con base en estándares internacionales: Si bien la gran mayoría de las escuelas actúan a nivel nacional únicamente, utilizar software con estándares internacionales ayuda a mejorar la administración. Personalización: Cada institución es única y tendrá sus propias prácticas administrativas. El sistema debe adaptarse usted, más que al contrario. Inversión: Considere no solamente el precio que usted paga directamente al implementar su sistema, sino también la reducción de costos indirecta al optimizar el tiempo del personal. Otro aspecto importante es que las fugas de capital son identificadas más fácilmente a través de un sistema administrativo. Integración de E-learning: La educación a distancia es una de las mejores herramientas para que las instituciones alcancen a más estudiantes. El e-learning ya no se limita a las universidades o instituciones de educación superior. Cada vez son más las instituciones de enseñanza media que implementan estos sistemas. Soporte: Es importante asociarse con empresas bien establecidas que ofrezcan soporte técnico y que tenga reconocimientos internacionales, tanto en el desarrollo de software como en la aplicación de sistemas educativos. Ejemplos de software administrativo Como parte de una investigación para formar un acervo de estudios de caso, hemos escogido tres sistemas para analizar sus ventajas con base en los criterios anteriores. En este artículo sólo abordamos el primero de ellos, Educandus. Elegimos este sistema por ser el único que encontramos enfocado en el mercado internacional hispano, con adaptación a los mercados locales de cada país en donde opera. Bajo los criterios, encontramos que: Escalabilidad: Soporta las actividades centrales de una institución, incluyendo admisión y expedientes de estudiantes, asistencia, gestión de calificaciones, análisis de resultados, biblioteca, actividades extracurriculares, transporte, horarios, etc. Incluye también las actividades administrativas centrales, como manejo de planilla o nómina, contabilidad, pagos, inventarios, recursos humanos, expedientes y asistencia del personal. Cuenta además con soluciones avanzadas, como Educandus Mobile, que informa a los padres de familia sobre asistencia, calificaciones y otra información relevante vía mensaje celular, y Educandus Web Portal, que facilita estructurar y generar información relevante sobre la institución en la página web. Interface gráfica: La interface es totalmente gráfica y amigable con el usuario. Arquitectura con base en estándares internacionales: Su arquitectura está basada en estándares internacionales y se adapta a las realidades locales de los países de habla hispana. Personalización: El sistema es totalmente personalizable. Inversión: La inversión se recupera en promedio en algunos meses. Integración de E-learning: Ofrece desarrollos de vanguardia, como el e-learning, Classcam (repaso virtual de clases), podcast, communicator, red social interna y revista digital. En resumen, Educandus ofrece todos los puntos esenciales recomendados y aporta nuevas soluciones tecnológicas que dan una gran ventaja competitiva a las instituciones. En próximos artículos seguiremos abordando otros sistemas para comparar funcionalidades.